Consultanţă ISO 9001 şi certificare – ce înseamnă și cum funcționează – Sistemul de management al calității

Cum se face implementarea ISO 9001/2015

Consultanta ISO 9001 te ajuta sa implementezi un sistem de management performant, orientat catre nevoile clientilor.  ISO 9001 este un standard global de management al calității cu cea mai largă răspândire, folosit în orice companie sau organizație, indiferent de mărime sau de sectorul în care activează.
Obținerea certificatului ISO 9001 reprezintă recunoașterea de către o terță parte a faptului că sistemul de management al calității implementat într-o societate comercială îndeplinește cerințele acestui standard.
O astfel de certificare garantează o largă acceptare internațională și o deschidere mai mare către piețele internaționale.

Indiferent de domeniul de activitate sau de mărimea lor, acest standard de calitate se poate aplica tuturor organizațiilor. Aceste standarde de calitate fac parte din sistemul de management al calității și sunt respectate și recunoscute în întreaga lume.

Cum funcționează ISO 9001?

În general drumul spre certificarea de management al calității se parcurge atunci când se dorește îmbunătățirea calității produselor sau a serviciilor, pentru a deveni mai competitivi sau pentru a reduce din costurile care sunt asociate cu o calitate mai scăzută. Această certificare ISO 9001 nu este obligatorie, însă garantează consumatorului faptul că ceea ce ofera compania respectivă este de calitate. Desigur, pe o piață cu o puternică concurență, ISO 9001 poate sp reprezinte o formă de departajare importantă.

• Avantajele certificarii unui sistem de management conform ISO 9001
• Sistemul de management ISO 9001:2015
• Principalele beneficii financiare și nonfinanciare
• Procedura de obținere a certificării ISO 9001:2015
• Proiecteaza si implementeaza singur un sistem de management cf ISO 9001
• Alegerea organismului de certificare ISO

Avantajele certificarii sistemului de management al calitatii

Avantajele unei consultanta ISO 9001 si certificări ISO 9001:2015 sunt multiple: de la creșterea eficacității prin îmbunătățirea proceselor, îmbunătățirea calității, a serviciilor, costurilor și tehnologiei până la scăderea semnificativă a costurilor și îmbunătățirea satisfacției clientului și a angajatului. Consultanta ISO 9001 si implementarea acestui standard sunt extrem de utile în special pe piețele cu concurență puternică, aducând un plus de valoare.

Orientarea organizației către satisfacerea cerințelor clienților

Unul dintre cele mai importante principii ale standardului ISO 9001:2015 este orientarea către client.
Toate companiile depind de clienții lor.
Din acest motiv, serviciile de consultanta ISO 9001 ajuta compania sa înțeleaga mai bine necesitățile curente și viitoare ale clienților și modul in care se poate face orientarea organizației către satisfacerea acestor cerințe.

Companiile care vor să se diferențieze de restul competitorilor, se străduiesc chiar să depășească așteptările clienților.   Vezi articol „Cum se vede?”

Îmbunătățirea continuă a performanțelor companiei ar trebui să fie un obiectiv permanent ce are în centrul său întotdeauna clientul și satisfacerea cerințelor acestuia.

Totodata ISO 9001 are avantajul ca pot exista mai putine erori de productie, imbunatateste relatia cu furnizorii, creste productivitatea si veniturile companiei pe termen lung.

Managerii au înțeles faptul că există o serie de avantaje majore ale implementării standardului ISO 9001:2015, iar unul dintre ele este creșterea vizibilă a gradului de satisfacție al clienților și îmbunătățirea relațiilor cu aceștia.
Studiile realizate de-a lungul timpului au demonstrat faptul că implementarea și certificarea standardului ISO 9001 de către companii duc la reducerea reclamațiilor de la clienți cu până la 30%, iar în urma aplicării unui chestionar în cadrul unei companii certificată cu ISO 9001, 73% dintre respondenți au afirmat faptul că acum oferă servicii mai bune pentru clienți, 63% au susținut că eficiența a crescut, iar personalul este mult mai motivat.    top-page

Orientarea către satisfacerea cerințelor clienților este cheia către succes în orice domeniu, iar acest lucru poate fi monitorizat mult mai ușor prin intermediul standardului ISO 9001:2015.

Sistemul de management ISO 9001:2015  

La baza sistemului de management al calității ISO 9001:2015 stau șapte principii importante:

• orientarea către client,
• leadership (liderii stabilesc obiectivele și politica companiei, urmărind îndeplinirea lor),
• implicarea personalului,
• abordarea bazată pe proces (obiectivele sunt atinse mai repede atunci când activitățile și resursele sunt văzute ca un întreg proces),
• îmbunătățirea continuă a performanțelor generale ale organizației,
• abordarea pe bază de fapte în luarea deciziilor,
• relații reciproc avantajoase cu furnizorii.

În cadrul standardului ISO 9001:2008, întâlnim un principiu în plus – abordarea managementului ca sistem, însă acesta a fost eliminat în varianta ISO 9001:2015.

Milt Dentch, autorul cărții „The ISO 9001:2015 Implementation Handbook”, susține că spre deosebire de varianta din anul 2008, în varianta îmbunătățită a standardului ISO 9001:2015, se cere organizației să integreze cerințele sistemului de management al calității, să înțeleagă contextul intern și extern al organizației și, cel mai important, să înțeleagă cerințele părților interesate.
În plus, noul standard cere organizației să elaboreze un plan pentru atingerea obiectivelor și să specifice întotdeauna cine este responsabil, care sunt obiectivele și ce tehnici sau metode vor fi folosite pentru atingerea acestora.          top-page

De multe ori se face comparația între standardul ISO și instrumentul CAF ca o paralelă între mediul privat și cel de stat.
Standardul ISO poate fi folosit în orice domeniu de activitate, în timp ce CAF este un cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a instituțiilor publice.

CAF este un instrument de management al calității, creat pentru utilizarea în administrația publică și are ca scop analiza modului de

funcționare a organizației publice, pornind de la procese/activități și de la rezultatele obținute.

ISO are avantajul de a crește transparența în organizarea și derularea activităților din cadrul unei companii și posibilitatea de certificare și validare externă. De cealaltă parte, CAF este un instrument ușor de folosit prin care se identifică punctele forte și slabe ale funcționării instituției publice și se propun soluții de îmbunătățire a activității.
CAF necesită o implicare puternică a angajaților, acest lucru fiind văzut ca un avantaj major.

Bineînțeles, fiecare instrument are și dezavantaje.

Standardul ISO este un sistem destul de rigid și strict și presupune nivel destul de ridicat de birocrație, dar și costuri cu implementarea și menținerea sistemului.      top-page

Și instrumentul CAF are dezavantajele sale, cel mai mare fiind riscul de subiectivism în autoevaluare ca urmare a implicării mult prea puternice a angajaților.

Un alt risc în cazul CAF este neaplicarea măsurilor de îmbunătățire după încheierea autoevaluării.

Principalele beneficii financiare și nonfinanciare 

Atat implementare, cat si serviciile de consultanta ISO 9001 aducc numeroase beneficii financiare, dar și nonfinanciare tuturor părților implicate.

Un studiu a arătat faptul că implementarea standardului ISO 9001:2015 poate îmbunătăți procesul de livrare cu până la 20%, reduce defectele de fabricație de la 3% la 0.5% și timpul de producție cu 40%.
Toate acestea contribuie la scăderea costurilor, la creșterea productivității și, implicit, la venituri mai mari. Indirect, acest standard de calitate contribuie la creșterea veniturilor prin asigurarea unui avantaj competitiv asupra firmelor concurente și atragerea unui număr mai mare de clienți, dar și printr-o intrare mult mai facilă pe piețele internaționale, ISO 9001:2015 fiind garanția calității căutată de persoanele interesate din cadrul acestor piețe.
Nu în ultimul rând, satisfacția clienților determină fidelizarea acestora și asigurarea unor venituri constante prin recumpărarea produselor sau serviciilor de care au fost mulțumiți.

Printre principalele beneficii nonfinanciare ale standardului ISO 9001:2015, putem aminti:

• îmbunătățirea eficienței și a eficacității organizatorice a companiei;
• creșterea gradului de satisfacție în rândul clienților și îmbunătățirea relațiilor cu aceștia;
• sporirea gradului de responsabilitate al angajaților, dar și nivelul lor de satisfacție;
• mbunătățirea lucrului în echipă în rândul angajaților și a motivației acestora;
• îmbunătățirea imaginii organizației; coordonarea activității întregii companii într-un mod planificat conform principiilor managementului calității;
• creșterea încrederii partenerilor de afaceri în serviciile și produsele oferite;
• adaptarea activă și sistematică la modificările pieței etc. Certificarea ISO 9001:2015 asigură și accesul la licitații, din ce în ce mai mulți organizatori de licitații având ca o condiție de participare deținerea unui certificat al Sistemului de Management al Calității.

Procedura de obținere a certificării ISO 9001:2015

Obținerea certificării ISO 9001:2015 este un proces de durată ce implică atât resurse financiare, cât și resurse umane și fizice. Procesul de consultanta ISO 9001 poate fi împărțit în opt pași simpli care trebuie urmați cu atenție și tratați cu seriozitate.     top-page

1. Informează-te asupra standardului ISO 9001: Achiziționează o copie a standardului ISO 9001:2015 pentru a înțelege mai mult cerințele pe care trebuie să le îndeplinești.
2. Realizează o analiză a lipsurilor: După ce ai studiat îndeaproape cerințele pe care trebuie să le îndeplinești pentru a obține această certificare, realizează o analiză a lipsurilor pentru a vedea unde te situezi și unde mai trebuie să lucrezi pentru a fi în conformitate cu cerințele standardului.
3. Pregătește planul de implementare: Strânge în jurul tău o echipă de oameni care să se ocupe de respectarea până la ultimul detaliu a conformității cu standardul și atribuie
4. responsabilități clare tuturor celor implicați.
5. Pune la dispoziția angajaților programele de formare ISO 9001: Adu la cunoștința angajaților cât mai multe informații privind standardul și sarcinile lor.
6. Pregătește documentația și elaborează un manual al calității.
7. Implementează sistemul de management al calității: Formează un auditor intern care să evalueze conformitatea SMC cu cerințele standardului ISO 9001:2015.
8. Efectuează audituri interne: Rolul auditurilor interne este de a lua măsurile preventive și corective pentru a combate neconformitățile față de cerințele standardului.
9. Cere unui organism de certificare ISO 9001 independent să auditeze SMC implementat și alege un organism de certificare care să efectueze auditul final de certificare.

Consultanta ISO 9001 – Contacteaza-ma pentru detalii!

Pentru consultanta ISO 9001 si pentru mai multe detalii despre aceasta certificare si avantajele sale in business, contacteaza-ma!

În practică am întâlnit desori percepția că implementarea ISO 9001 este o birocrație care consumă timp, bani, energie și care este mai degrabă o frână în derularea operațiunilor interne decât o variantă de îmbunătățire a

proceselor.

Mă gândesc că acest fenomen se produce și datorită următoarelor:
-Decizia de implementare ISO este luată luând în considerare nevoia de a participa la licitații acolo unde certificarea ISO este o cerința sau pentru a accede la relațiile comerciale cu clienți care solicită din partea furnizorilor o certificare ori când certificarea este o cerința de reglementare;
-percepția că pentru implementare trebuie să parcurgi pașii: contractezi un consultant specializat care auditeaza organizația și înțelege specificul acesteia, proiectează și facilitează implementarea sistemului, instruiește personalul, redactează manualul calității șamd, realizezi documentația și te asiguri că toți angajații implicați în proces respectă procedurile și întocmesc înregistrările cerute de standard, contractezi certificarea cu un Organism de certificare acreditat care auditeaza din nou organizația pentru certificare și apoi periodic pentru verificarea conformității menținerii cerințelor standardului;

-demotivarea angajaților prin includerea în activitatea curentă a unor task-uri suplimentare, uneori definite într-un limbaj specific, greu de înțeles și aplicat;
-neînregistrarea unor efecte vizibile, concrete ca urmare a certificării-se văd mai bine efectele nedorite și disconfortul decât beneficiile;
-angajații, pentru a „scăpa” de o sarcină nedorită, au tendința de a evidenția disfuncționalitățile generate de implementarea sistemului și de a nu percepe și comunica beneficiile înregistrate.

Pentru a implementa cu succes un sistem de management care să îndeplinească cerințele standardului, recomand ca , in urma unei consultanta ISO 9001, acesta să fie proiectat și implementat de echipa managerială a organizației, urmând ca să apeleze la un consultant doar atunci când se identifică o cerința pentru a cărei conformare sunt necesare cunoștințe, expertiză specializată.

Un audit realizat la final de către un consultant, o viziune „din afară” asupra sistemului de management, este binevenită pentru a constata măsura în care toate cerințele standardului sunt îndeplinite.

Apreciez că majoritatea managerilor cu experiență și o bună cunoaștere a domeniului în care operează pot implementa cu succes un sistem de management conform.      top-page

Argumente:
– ISO 9001 pune în centrul preocupărilor satisfacerea cerințelor clientului și înțelegerea nevoilor acestora, precum și îmbunătățirea continuă. Cred că firmele profitabile fac acest lucru. Pentru a vinde trebuie să oferi clienților un produs / serviciu de care au nevoie și care le satisface o necesitate – în caz contrar nu cred că sunt dispuși să-ți platească prețul pentru ceva ce nu le este util; 

– Standardul cere să înțelegi mediul în care funcționează compania. Știu că, chiar dacă uneori informal și neînregistrat, majoritatrea firmelor analizează în mod constant acțiunile concurenților, tendințele de evoluție în cerințele clienților, relațiile cu furnizorii. Managementul se preocupa de îndeplinirea cerințelor de regementare aplicabile, ia în considerare efectele pe care factori precum: tendințe în evolotia legislației, nivelul taxelor și impozitelor, tendințele din economie în ansamblu, tendințele în evoluțiile politice le au asupra funcționării organizației;
– Abordarea procesuala și aplicarea metodei PDCA (plan-do-check-act; planifică- efectuează -verifică-acționează) este binecunoscută și aplicată frecvent ca proces iterativ;
– Analiza SWOT este cunoscută și aplicată, chiar dacă, de multe ori, fără a produce intregistrari;

– Când se iau decizii, managerii frecvend se gândesc și desemnează persoanele care primesc task-uri legate de acestea și, aproape natural,

se întreabă „cât mă costă?” (și bineînțeles răspunsul apare și alocarea de resurse se realizează atunci când se trece la aplicarea masurii);
– Când se realizează un plan de afaceri, și ori de câte ori se operează modificări ale planurilor inițiale, managerii analizează și stabilesc ce resurse umane sunt necesare – ce competențe și abilități sunt cerute, identifică tehnologiile și resursele materiale care trebuiesc atrase și
identifică resursele financiare pentru achizitionarea acestora.    top-page

Nu am să merg cu analiza mai departe pentru a constata că, în mod uzual, managerii din companiile românești, aplică o serie lungă din cerințele standardului fără să conștientizeze neapărat că ceea ce fac este definit ca o cerința ISO 9001.

Revin la recomandarea pentru managementul firmelor românești să-și facă o autoevaluare și să

constate în ce măsură sistemul de management ce funcționează la un moment dat în companie răspunde exigențelor din standard.
Cu acesta ocazie, standardul este bine înțeles și nu mai apare imaginea că ISO 9001 este o birocrație, ceva extern uzului din companie.
Mai mult, în situația fericită în care, ca urmare a autoevaluării, se constată un procent ridicat de conformitate a sistemului de management cu cerințele standardului, atunci motivarea în aplicarea la o certificare ISO este puternică, înțelegându-se modul de funcționare și beneficiile potențiale ale certificării.

Astfel, aplicarea ISO 9001 nu mai este „un set mare de documente” într-un limbaj codat, ce impune sarcini suplimentare pentru organizație, pe care un consultant extern le redactează spre a fi aplicate, ci devine un mecanism de îmbunătățire a proceselor și de orientare a firmei către cerințele pieței.

Durata de timp diferă de la companie la companie în funcție de mărimea ei, de numărul de angajați, de obiectul de activitate etc. Important este să nu te grăbești și să acorzi o atenție mare tuturor cerințelor standardului ISO 9001:2015. După ce obții certificatul ISO 9001, trebuie să menții sistemul de management al calității, să îl îmbunătățești constant și să te pregătești pentru auditurile de supraveghere care vor urma.    top-page

Costurile diferă în funcție de mai mulți factori, cum ar fi: dimensiunea organizației pentru care se solicită certificare (numărul de locații, numărul de angajați etc.); domeniul de activitate pentru care se cere certificarea; termenul în care se dorește obținerea certificării, precum și motivul pentru care se optează pentru o certificare ISO 9001.

Alegerea organismului de certificare ISO

În momentul de față, în România există mai multe organisme de certificare ISO din care poți alege.
Orice organism de certificare poate emite un certificat ISO, însă numai cele emise de organismele acreditate sunt recunoscute și valabile.
Cu alte cuvinte, în momentul în care alegi o firma de consultanta ISO 9001 si un organism de certificare, trebuie să soliciți o dovadă a acreditării sale de către un organism de acreditare competent.
Organismul de certificare ISO ales trebuie să facă și dovada că este acreditat pentru domeniul de activitate solicitat de tine pentru a-ți putea emite un certificat ISO valabil.

Vezi alte articole:

C O N T A C T  INFORMATII UTILE PENTRU AFACERI  COLABORATORI