ANALIZA SWOT – aplicatii practice
Update: 12.08.2019
Analiza SWOT este un instrument foarte util folosit pentru proiectarea unei afaceri noi sau pentru dezvoltarea unei afaceri existente.
Acest instrument este des utilizat in continutul Planurilor de afaceri, atat pentru finantari nerambursabile, cat si pentru obtinerea de credite bancare.
Sunt companii care utilizeaza Analiza SWOT in cadrul proceselor interne de management.
Cateva exemple sunt de natura a explicita cum este de folos utilizarea Analizei SWOT in practica managementului de afaceri.
Concept de analiză strategică a unei afaceri cu o vârstă de peste o jumătate de secol, folosit pentru a pune în evidența cele mai importante resurse și slăbiciuni ale unei companii ce funcționează într-un mediu cu influențe benefice, dar și cu importante amenințări asupra activității și posibilității de realizare a planurilor viitoare, pentru creioanarea unei viziuni de ansamblu asupra firmei și proiectarea planului de afaceri, adaptat de-a lungul timpului la o varietate mare de aplicații, poate fi și astăzi un instrument de analiză foarte util în deciziile pe care le iei în acest context foarte dificil și cu evoluții încă neclar definite.
Multe firme sunt in situatia de a se afla intr-o dificultate majora datorata efectelor directe lockdown ori reducerii dramatice a cererii datorata unor cauze obiective sau ca urmare a unui trend marcat de teama de necunoscut – “stai sa vedem incotro se indreapta lucrurile”.
In acesta situatie, multi antreprenori se afla in pozitia de a evalua daca mai merita de salvat afacerea ori sa caute noi oportunitati, daca si ce din activele si resursele firmei merita sa fie “salvat”.
Aparent, analiza SWOT a unei companii acum este tot aceeasi dinaintea crizei, la care se adauga elemente, aparent evidente pentru toata lumea, ale mediului extern cu puternice influente asupra mediului de afaceri.
Si atunci pare ca realizarea unei analize SWOT are un caracter superfluu – totul este stiut deja – nu exista optiuni.
Eu cred ca o abordare creativa a analizei SWOT astazi este un instrument foarte util, poate genera observatii si idei catre cea mai buna varianta de restart si dezvoltare a afacerii.
Analiza SWOT intr-o noua perspectiva.
Ceea ce ieri era valoros in acel context, odata cu schimbarea dramatica a mediului, astazi este posibil sa nu mai fie de actualitate, sa nu mai aiba aceeasi valoare.
Ceea ce ieri nu avea o contributie relevanta in volumul de activitate sau in profitabilitatea firmei, astazi este posibil sa-ti fie folositor, ori maine, in contextul in care nevoile, cererea se modifica si chiar apar necesitati noi, poate fi chiar un important avantaj.
Este important acum sa reevaluezi toate tipurile de resurse atat in contextul actual, cat mai ales din perspectiva noilor cerinte si provocari ce apar in piata.
In cautarea de noi oportunitati este util sa-ti pui intrebari cu privire la fiecare activ si tip de resursa in parte: la ce o folosesc acum? la ce poate fi folosita maine? La ce se utilizeaza – ce alte aplicatii are? La ce, in ce contex o fost folosita / este folosita de catre altii?
Despre cum influențează factorii externi / macromediul activitatea IMM-urilor am să provoc o dezbatere în cadrul emisiunii transmisă live online “Antreprenor în Alb și Negru – Experience Sharing Meeting” de joi 26.11.2020, ora 18 trecute fix ce va începe, de acesta dată, de la ora 19:00 – vezi POSTAREA
- Descriere;
- Transformarea pericolelor in oportunitati;
- Eficienta si eficacitatea Analizei SWOT;
- Utilizarea Analizei SWOT ca instrument managerial.
O alta aplicatie importanta a analizei SWOT este pentru companiile care au implementat un sistem de management in conformitate cu standardul ISO 9001 sau care intentioneaza sa implementeze si sa certifice un astfel de sistem management.
Standardul implica abordarea procesuala PDCA si gandirea pe baza de risc – permite organizatiei sa determine factorii care ar putea cauza abaterea proceselor sale de la rezultatele planificate si sa utilizeze la maximum oportunitatile atunci cand apar.
In teoriile managementului dezvoltarii si schimbarii se vorbeste despre mediul economic actual definit ca puternic concurential si intr-o dinamica continua. O companie trebuie sa fie capabila sa initieze si sa aplice procese de schimbare pentru a se adapta modificarilor din mediu, pentru a creste valoarea si pentru a realiza o dezvoltare durabila.
Managementul schimbarii propune o serie de instrumente de analiza si actiune astfel incat procesul de schimbare sa invinga obstacolele inerente si sa produca efectele asteptate, in functie de amplitudinea si tipul schimbarii.
ISO 9001, in varianta 2015, arata ca intr-un mediu cu o complexitate si dinamica mereu in crestere, pentru realizarea obiectivelor SMC, o firma ar putea sa ia in considerare diferite forme de imbunatatire, cum ar fi: schimbarea brusca, inovarea si reorganizarea. top-page
SWOT este un acronim ce provine din limba engleza Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.
Punctele tari si punctele slabe se refera la descrierea a ceea ce exista in mediul intern, in interiorul companiei
Oportunitatile si amenintarile sunt o descriere a mediului extern, a ceea ce nu este al companiei, atat in prezent cat si in viitor.
Este util sa-ti faci o lista de verificare pentru aspectele pe care le ai in vedere in analiza pe care o faci.
Este de observat, si mi se pare foarte interesant fenomenul, ca, in ultima perioada, formularea „Puncte tari – Puncte slabe” in uzul din mediul de business s-a transformat in „Puncte tari – Aspecte de imbunatatit”
Primul pas este acela de a identifica punctele tari și punctele slabe dintr-o organizație. Pentru ca analiza SWOT să devină un instrument managerial care să dea roade,
e important să faci acest prim pas, iar apoi să evaluezi descoperirile făcute.
Să începem cu identificarea punctelor tari. Această etapă este importantă mai ales pentru a putea realiza obiectivele propuse.
Vei putea găsi aceste puncte tari în organizația ta numai dacă vei respecta niște etape, și anume etapa de planificare (stabilirea de obiective, resnposabilități și responsabili), etapa de organizare (împărțirea sarcinilor, setarea termenelor-limită etc.), etapa de coordonare (existența unei ierarhii pentru a avea un control mai bun al modului în care se îndeplinesc sarcinile), etapa de antrenare și etapa de control (întocmirea de rapoarte și verificarea acestora de către responsabilul în ordinea ierarhiei deja stabilite).
Aceleași etape sunt utile și pentru identificarea punctelor slabe, numai că aici se va pune accent pe lucrurile care nu sunt îndeplinite în totalitate, termenele-limită depășite etc.
La mediul intern poti sa ai in vedere:
– Situatia juridica, poti apela la servicii due-diligence sau la avocat
– Resurse umane – pregatirea, calificarea, experienta, echipa manageriala, nivelul de motivare, mediul intern – coeziunea echipei, gradul de sindicalizare /
nivelul de atasament al angajatilor samd
– Situatia financiara
– Resursele materiale – locatia, dotarile
– Tehnologia
– Operatiuni – modul de organizare si desfasurare a afacerii, fluxul activitatilor, procedurile, sistemul de management
– Care sunt resursele unice (rare) detinute de companie
– Reputatia
– Know-how
– Licente, brevete, francize
– Calitatea culturii organizationale
– Implicarea sociala top-page
In functie de complexitatea afacerii, poti apela, pentru aspecte legate de finante, fiscalitate, aspecte juridice in general ori de dreptul muncii, la servicii specializate de due-diligence, realizate de echipe de profesionisti specializati.
La mediul extern poti sa ai in vedere atat aspecte generale, factori sociologici, tehnologici, economici, juridici, politici ai societatii in asamblu cat si factorii din mediul extern operational al companiei – clientii, furnizorii, concurenta.
Transformarea pericolelor in oportunitati.
Orice proces de analiza manageriala poate genera in mediul intern emotie si discomfort.
Orice aspect identificat la categoria “puncte slabe” poate fi interpretat de catre unul dintre manageri si / sau de catre unii angajati ca un repros la propria activitate si, in consecinta, vor cauta sa justifice ori sa ascunda potentiale pericole interne.
Pentru evitarea acestui fenomen este de ajutor aplicarea unei tehnici de analiza prin care se afirma, se sustine si se explica in mediul intern ca scopul analizei este identificarea masurilor pentru dezvoltarea companiei, iar una dintre resursele importante este transformarea
pericolelor in oportunitati si apoi inpuncte tari si beneficii pentru companie.
In felul acesta se elimina sentimental de vinovatie care blocheaza actiunea rationala si se genereaza o emulatie pentru identificarea oportunitatilor de dezvoltare.
Astfel, identificarea in analiza SWOT a unor puncte slabe la o categorie de angajati atrage achizitionarea de cursuri de instruire si pregatire profesionala ceea ce reprezinta un avantaj pentru cariera celor implicati.
Exemplu:
Am vazut o analiză SWOT aplicata pe o publicație online, un cotidian online local.
Se observa la „amenintari” – plecarea angajatilor buni.
Fiind vorba despre aspecte legate de mediul extern, ma gandesc ca plecarea angajatilor a fost identificata in legatura cu oferte de munca mai bune la concurenti sau in legatura cu „presiuni politice” ori alte motive lagate de mediul extern.
In acelasi timp observ la „puncte slabe” sunt identificate aspecte legate de managementul resurselor umane si ma intreb daca plecarea angajatilor nu are legatura si cu aceste slabiciuni?
Oricum ar fi, o intrebare este: cum putem transforma amenintarea „plecarea angajatilor” intr-o oprtunitate de dezvoltare / rentabilizare a business-ului?
| PUNCTE TARI | PUNCTE SLABE |
| – lider de trafic
– echipă experimentată – capital financiar suficient – spațiu de lucru prietenos – libertate de exprimare |
– monotonie
– lipsă de comunicare – redundanță – plafonare |
| OPORTUNITĂȚI | AMENINȚĂRI |
| – accesarea de fonduri europene
– versiune print – dezvoltarea relației cu comunitatea |
– presiuni politice
– plecarea angajaților buni |
Identificarea „presiunilor politice” ca o amenintare ma face sa presupun ca politica editoriala pune accent pe articole cu continut politic.
Daca acest asprect nu este un scop in sine al cotidianului, atunci modificarea politicii editoriale, in sensul ca se schimba ponderea tematicilor abordate din tematici politice in teme de natura economica, sociala, de interes pentru mediul de afaceri, poate fi o oportunitate interesanta.
In acest fel:
- cresc sansele de a monetiza continutul publicatiei online prin vanzarea de spatiu publicitar, in masura in care se reuseste atragerea interesului mediului business;
- „plecarea angajatilor buni” – daca se refera la redactorii specializati pe teme politice – atunci pot fi inlocuiti cu specialisti mediul business;
- cresterea incasarilor permite imbunatatirea managementului resurselor umane cu efect pe retentia personalului;
- cresterea veniturilor poate avea efecte asupra veniturilor salariale, contrabalansand astfel oferta concurentilor;
- schimbarea ponderii tematicilor abordate poate avea efect asupra diminuarii / evitarii „presiunilor politice”
Un alt exemplu este cel al unei companii de montaj aer conditionat care, cu multi ani in urma, specializata fiind in montarea unitatilor individuale, “de apartament” a identificat la un moment dat amenintarea reprezentata de aparitia in piata a importatorilor si montatorilor de chillere – sisteme de climatizare ce deservesc o cladire intreaga.
Compania a decis sa instruiasca personalul pentru montajul de chillere, transformand, astfel, o amenintare din piata intr-o importanta oportunitate.
Eficienta si eficacitatea analizei SWOT
Recomand utilizarea Analizei SWOT ca o radiografie ce trebuie efectuata periodic, pentru a intelege rezultatele planificarii afacerii si a calibra mai bine masurile pentru viitor. top-page
In analiza pe care o faci este bine sa tii cont de impactul asupra afacerii si resursele alocate pentru masurile pe care urmeaza sa le aplici.
Se spune ca 20 % din resurse produc 80% dintre efecte.
Analiza trebuie sa identifice cele mai relevante aspecte din punct de vedere al impactului asupra rezultatului si sa aloce resurse (timp de analiza si de implementare a masurilor, resurse financiare, umane, materiale samd) catre acestea.
Exemplu:
Departamentul de vanzari al unui distribuitor de utilaje si piese de schimb are 15 angajati:
Director comercial
Director marketing
Director distributie
Director vanzari directe
Key Account Manager – 3 posturi
Agenti de vanzari – 8 posturi
In cadrul analizei efectuate s-a constatat la puncte slabe:
Directorul comercial consuma mai mult de jumatate din timpul de lucru cu verificarea ofertelor Agentilor de vanzari, intrucat a constatat ca 6 dintre cei 8 Agenti de vanzari fac greseli frecvente cu privire la termenele de livrare si de plata. In acelasi timp se constata intarzieri constante ale clientilor din portofoliul acestora la plata facturilor emise.
Masuri intreprinse:
Modificarea procedurilor de lucru in cadrul departamentului comercial, in sensul detalierii acestora si intensificarea masurilor de monitorizare si control.
Organizarea in cadrul companiei de cursuri periodice cu priviere la tehnicile de vanzare si procedurile specifice interne.
Daca 6 angajati dintr-un total de 15 ai companiei fac greseli frecvente, atunci trebuie sa iei masuri importante.
Totul pare coerent, justificat.
La o analiza mai atenta se observa:
62% din vanzarile companiei se realizeaza prin distribuitori, relatii coordonate de Director Distributie
40% din vanzarile directe sunt vanzari catre clientii important care achizitioneaza marfuri de peste ___ EURO / contract, adica 15,2% din totalul vanzarilor companiei si se afla in portofoliul Key Account Manager top-page
Cei doi Agenti de vanzari care nu fac greseli curente au in portofoliu 45% din vanzarile mici, ceea ce reprezinta 10,26 % din vanzarile totale ale companiei.
Astfel, cei 6 Agenti de vanzare vizati au in portofoliu clienti reprezentand 12,54 % din vanzarile totale ale companiei.
Este de observant ca una dintre cele mai importante resurse: resursa timp a Directorului comercial este utilizata in proportie de peste 50% pentru imbunatatirea unui rezultat cu ponderea de 12,54 % din vanzari.
Directorul distributie raporteaza 62 % din vanzarile companiei catre clienti preponderent din Moldova, Dobrogea, Muntenia si Oltenia.
In acest context se poate aprecia ca alocarea timpului Directorului comercial pentru sprijinirea Directorului de distributie si alocarea altor resurse ale companiei pentru obiectivul “Dezvoltarea distributiei in Transilvania” are potentialul de a genera un volum de vanzari care sa depaseaca
semnificativ volumul vanzarilor Agentilor.
Corectia mai buna pentru punctul slab identificat initial ar putea fi alocarea de resurse din partea Directorului vanzari directe pentru imbunatatirea proceselor care se afla in subordinea sa. top-page
Utilizarea Analizei SWOT
Pentru prezentarea Planului de afaceri in vederea obtinerii unei finantari (fonduri nerambursabile, credit, leasing, private equity – vezi “Surse de finantare IMM”) se intampla ca cerinta finantatorului sa fie sa specifici cel putin masurile pe care le ai in vedere pentru diminuarea efectelor negative ale punctelor slabe si ale amenintarilor.
Un exemplu:
Start-Up in domeniul tiparului digital
| Puncte tari: | Puncte slabe: |
| 1. Experienta manageriala – peste 12 ani – a solicitantului care va implementa Planul de afaceri in domenii relevante pentru tipul de afacere proiectat: tipografie si agentie de publicitate. 2. Performanta tehnologiei utilizate – calitatea deosebita a utilajului de tipar digital selectat 3. Existenta know-how pentru realizarea unui produs nou – inovativ utilizand tehnologiile achizitionate prin ptoiect |
1. Start-up de business – absenta “rodajului”, a lucrului in echipa – nu s-au format “automatismele” benefice performantei muncii in echipa 2. Capacitatea limitata de productie – limita – performanta tehnica a imprimantei tipar digital 3. Absenta unui istoric relevant de lucrari – punct important in aprecierea pe care potentialii clienti o fac cu privire la selectarea furnizorului de tiparituri utilizate in marketing |
| Oportunități: | Amenințări: |
| 1. Piata locala in crestere semnificativa datorita realizarii proiectelor “Centru expozitional multifunctional” cu termen de realizare ______, “Incubator general de afaceri si pentru agricultura.” 2. Perspectivele de dezvoltare a turismului local – domeniu in care se consuma cantitati semnificative de tiparituri in tiraje mici, specific printului digital 3. Oportunitatea de a vinde tiraje medii si mari pe pita oraselor ________ si _________, datorita legaturii directe cu Autostrada X |
1. Dezvoltarea locala a manifestarilor comerciale si expozitionale este de natura a atrage competitori relevanti pe piata 2. Lipsa fortei de munca specializata in domeniu 3. Odata cu lansarea produsului nou pe piata si educarea potentialilor clienti, exista riscul ca furnizorii consacrati sa-si adapteze produsele si ofertele catre acest nou segment de piata. |
| Risc identificat | Măsuri de atenuare |
|
Forta de munca slab calificata in domeniu. Avand in vedere informatiile prezentate in Strategia de dezvoltare durabila a Municipiului ____ in care se mentioneaza un numar relativ mic de agenti economici care functioneaza in domeniul tiparului, iar in Analiza SWOT – puncte slabe – se mentioneaza gradul scazut de calificare al fortei de munca, se poate trage concluzia ca este posibila intampinarea de dificultati in identificarea potentialilor angajati cu calificarea necesara realizarii operatiilor specifice |
Organizarea periodica de cursuri de instruire |
| Start-up de business – absenta “rodajului”, a lucrului in echipa – nu s-au format “automatismele” benefice performantei muncii in echipa | Organizarea activitatii pe baza de proceduri clare, detaliate si implementarea unui sistem de management bazat pe bucle feedback frecvente |
| Capacitatea limitata de productie – limita – performanta tehnica a imprimantei tipar digital (risc pe termen mediu si lung) | Atunci cand cifra de afaceri se apropie de capacitatra maxima de productie a imprimantei este de asteptat sa se fi realizat potentialul financiar al companiei care sa permita o noua investitie. |
| Absenta unui istoric relevant de lucrari – punct important in aprecierea pe care potentialii clienti o fac cu privire la selectarea furnizorului de tiparituri utilizate in marketing |
Compensarea lipsei lucrarilor de referinta in istoricul firmei (ccea c ear fi trebuit sa genereze incredere in capacitatea companiei la nivelul potentialilor client) cu implementsarea unui Sistem de management al calitatii in conformitate cu un standard ISO – efectul certificarii fiind chiar cresterea increderii clientelei in capacitata organizatiei de a satisfice cerintele implicite si explicite. Proiectarea si implementarea ISO – primul an de activitate; Certificarea ISO – in al doilea an de activitate. |
Fluxul de productie proiectat cu bucle de feedback in imaginea alaturata: top-page
Este firesc pentru un finantator sa caute sa diminueze riscul plasamentului sau prin diminuarea efectelor negative ale punctelor slabe si ale amenintarilor. In acelasi timp urmareste scopul tau antreprenorial -randamentul capitalului si al efortului investit, urmareste maximizarea profitului. Gandeste cum poti valorifica mai bine punctele tari si oportunitatile identificate in Analiza SWOT.
Utilizarea Analizei SWOT ca instrument managerial.
Pentru ca Analiza SWOT sa devina un instrument managerial eficace trebuie gandita ca o activitate recurenta.
Apoi poti gandi ca:
- Pentru punctele tari si oportunitatile identificate planifici masuri si obiective care sa amplifice efectele pozitive
- Pentru punctele slabe si amenintarile identificate planifici masuri si obiective care sa atenueze impactul negative ori, unde este posibil, care sa transforme amenintarile in oportunitati.
Cel mai bine este ca Analiza SWOT sa fie insotita de obiective SMART:
- Specifice – sa fie clar exprimate, sa nu aiba un caracter general,
- Masurabile – stabileste tinte clare – cuantificate sau cu un indicator de progres,
- Abordabile (accesibile) – sunt realiste avand in vedere resursele disponibile,
- Relevante,
- Termen de executie.
Mai ramane de stabilit un responsabil / raportor pentru fiecare obiectiv in parte si, important pentru eficienta alocarii resurselor (vezi exemplul de mai sus) sa specifici impactul financiar pentru fiecare obiectiv in parte.
Este practic sa incerci sa evaluezi financiar si potentialul negativ al punctelor slabe si al amenintarilor.
Ignorata de unii manageri, apeciata si utilizata cu succes in diverse organizatii, Analiza SWOT – gandita si proiectata in urma cu jumatate de secol, si-a dovedit potentialul prin rezistenta in actualitate dupa atata vreme.
Contactează-mă telefonic sau prin e-mail pentru a stabili împreună care sunt nevoile afacerii tale și cum te poat ajuta top-page
Vezi articole cezariulian.ro „Inspiratie Pentru Afaceri” – blog teme business si servicii B2B:
| Blog: Despre lobby – Influente in mediul de afaceri | Un important plus în arbitrajul comercial românesc |
| Blog: Cum se vede? – arbitrajul comercial | Blog: Premiere in arbitrajul comercial romanesc |
| Blog: Cum se vede? – Industria de publicitate | Blog: Despre arbitraj comercial – avantaje si practici |
