ANALIZA SWOT – aplicatii practice

Analiza SWOT este un instrument foarte util folosit pentru proiectarea unei afaceri noi sau pentru dezvoltarea unei afaceri existente.

Acest instrument este des utilizat in continutul Planurilor de afaceri, atat pentru finantari nerambursabile, cat si pentru obtinerea de credite bancare.
Sunt companii care utilizeaza Analiza SWOT in cadrul proceselor interne de management.
Cateva exemple sunt de natura a explicita cum este de folos utilizarea Analizei SWOT in practica managementului de afaceri.

SWOT este un acronim ce provine din limba engleza Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.

Punctele tari si punctele slabe se refera la descrierea a ceea ce exista in mediul intern, in interiorul companiei
Oportunitatile si amenintarile sunt o descriere a mediului extern, a ceea ce nu este al companiei, atat in prezent cat si in viitor.
Este util sa-ti faci o lista de verificare pentru aspectele pe care le ai in vedere in analiza pe care o faci.

La mediul intern poti sa ai in vedere:
– Situatia juridica
– Resurse umane – pregatirea, calificarea, experienta, echipa manageriala, nivelul de motivare, mediul intern – coeziunea echipei, gradul de sindicalizare / nivelul de atasament al angajatilor samd
– Situatia financiara
– Resursele materiale – locatia, dotarile
– Tehnologia
– Operatiuni – modul de organizare si desfasurare a afacerii, fluxul activitatilor, procedurile, sistemul de management
– Care sunt resursele unice (rare) detinute de companie
– Reputatia
– Know-how
– Licente, brevete, francize
– Implicarea sociala

La mediul extern poti sa ai in vedere atat aspecte generale, factori sociologici, tehnologici, economici, politici ai societatii in asamblu cat si factorii din mediul extern operational al companiei – clientii, furnizorii, concurenta.

Transformarea pericolelor in oportunitati.

Orice proces de analiza manageriala poate genera in mediul intern emotie si discomfort.
Orice aspect identificat la categoria “puncte slabe” poate fi interpretat de catre unul dintre manageri si / sau de catre unii angajati ca un repros la propria activitate si, in consecinta, vor cauta sa justifice ori sa ascunda potentiale pericole interne.

Pentru evitarea acestui fenomen este de ajutor aplicarea unei tehnici de analiza prin care se afirma, se sustine si se explica in mediul intern ca scopul analizei este identificarea masurilor pentru dezvoltarea companiei, iar una dintre resursele importante este transformarea pericolelor in puncte tari si oportunitati.

In felul acesta se elimina sentimental de vinovatie care blocheaza actiunea rationala si se genereaza o emulatie pentru identificarea oportunitatilor de dezvoltare.

Astfel, identificarea in analiza SWOT a unor puncte slabe la o categorie de angajati atrage achizitionarea de cursuri de instruire si pregatire profesionala ceea ce reprezinta un avantaj pentru cariera celor implicati.

Un alt exemplu este cel al unei companii de montaj aer conditionat care, cu multi ani in urma, specializata fiind in montarea unitatilor individuale, “de apartament” a identificat la un moment dat amenintarea reprezentata de aparitia in piata a importatorilor si montatorilor de chillere – sisteme de climatizare ce deservesc o cladire intreaga.
Compania a decis sa instruiasca personalul pentru montajul de chillere, transformand, astfel, o amenintare din piata intr-o importanta oportunitate.

Eficienta si eficacitatea analizei SWOT

In analiza pe care o faci este bine sa tii cont de impactul asupra afacerii si resursele alocate pentru masurile pe care urmeaza sa le aplici.
Se spune ca 20 % din resurse produc 80% dintre efecte.
Analiza trebuie sa identifice cele mai relevante aspecte din punct de vedere al impactului asupra rezultatului si sa aloce resurse (timp de analiza si de implementare a masurilor, resurse financiare, umane, materiale samd) catre acestea.

Exemplu:
Departamentul de vanzari al unui distribuitor de utilaje si piese de schimb are 15 angajati:
Director comercial
Director marketing
Director distributie
Director vanzari directe
Key Account Manager – 3 posturi
Agenti de vanzari – 8 posturi

In cadrul analizei efectuate s-a constatat la puncte slabe:
Directorul comercial consuma mai mult de jumatate din timpul de lucru cu verificarea ofertelor Agentilor de vanzari, intrucat a constatat ca 6 dintre cei 8 Agenti de vanzari fac greseli frecvente cu privire la termenele de livrare si de plata. In acelasi timp se constata intarzieri constante ale clientilor din portofoliul acestora la plata facturilor emise.

Masuri intreprinse:
Modificarea procedurilor de lucru in cadrul departamentului comercial, in sensul detalierii acestora si intensificarea masurilor de monitorizare si control.
Organizarea in cadrul companiei de cursuri periodice cu priviere la tehnicile de vanzare si procedurile specifice interne.

Daca 6 angajati dintr-un total de 15 ai companiei fac greseli frecvente, atunci trebuie sa iei masuri importante.
Totul pare coerent, justificat.

La o analiza mai atenta se observa:
62% din vanzarile companiei se realizeaza prin distribuitori, relatii coordonate de Director Distributie
40% din vanzarile directe sunt vanzari catre clientii important care achizitioneaza marfuri de peste ___ EURO / contract, adica 15,2% din totalul vanzarilor companiei si se afla in portofoliul Key Account Manager
Cei doi Agenti de vanzari care nu fac greseli curente au in portofoliu 45% din vanzarile mici, ceea ce reprezinta 10,26 % din vanzarile totale ale companiei.
Astfel, cei 6 Agenti de vanzare vizati au in portofoliu clienti reprezentand 12,54 % din vanzarile totale ale companiei.
Este de observant ca una dintre cele mai importante resurse: resursa timp a Directorului comercial este utilizata in proportie de peste 50% pentru imbunatatirea unui rezultat cu ponderea de 12,54 % din vanzari.
Directorul distributie raporteaza 62 % din vanzarile companiei catre clienti preponderent din Moldova, Dobrogea, Muntenia si Oltenia.

In acest context se poate aprecia ca alocarea timpului Directorului comercial pentru sprijinirea Directorului de distributie si alocarea altor resurse ale companiei pentru obiectivul “Dezvoltarea distributiei in Transilvania” are potentialul de a genera un volum de vanzari care sa depaseaca semnificativ volumul vanzarilor Agentilor.
Corectia mai buna pentru punctul slab identificat initial ar putea fi alocarea de resurse din partea Directorului vanzari directe pentru imbunatatirea proceselor care se afla in subordinea sa.

Utilizarea Analizei SWOT

 Pentru prezentarea Planului de afaceri in vederea obtinerii unei finantari (fonduri nerambursabile, credit, leasing, private equity – vezi “Surse de finantare IMM”) se intampla ca cerinta finantatorului sa fie sa specifici cel putin masurile pe care le ai in vedere pentru diminuarea efectelor negative ale punctelor slabe si ale amenintarilor.

Un exemplu:
Start-Up in domeniul tiparului digital

Puncte tari: Puncte slabe:
1. Experienta manageriala – peste 12 ani – a solicitantului care va implementa Planul de afaceri in domenii relevante pentru tipul de afacere proiectat: tipografie si agentie de publicitate.
2. Performanta tehnologiei utilizate – calitatea deosebita a utilajului de tipar digital selectat
3. Existenta know-how pentru realizarea unui produs nou – inovativ utilizand tehnologiile achizitionate prin ptoiect
1. Start-up de business – absenta “rodajului”, a lucrului in echipa – nu s-au format “automatismele” benefice performantei muncii in echipa
2. Capacitatea limitata de productie – limita – performanta tehnica a imprimantei tipar digital
3. Absenta unui istoric relevant de lucrari – punct important in aprecierea pe care potentialii clienti o fac cu privire la selectarea furnizorului de tiparituri utilizate in marketing
Oportunități: Amenințări:
1. Piata locala in crestere semnificativa datorita realizarii proiectelor “Centru expozitional multifunctional” cu termen de realizare ______, “Incubator general de afaceri si pentru agricultura.”
2. Perspectivele de dezvoltare a turismului local – domeniu in care se consuma cantitati semnificative de tiparituri in tiraje mici, specific printului digital
3. Oportunitatea de a vinde tiraje medii si mari pe pita oraselor ________ si _________, datorita legaturii directe cu Autostrada X
1. Dezvoltarea locala a manifestarilor comerciale si expozitionale este de natura a atrage competitori relevanti pe piata
2. Lipsa fortei de munca specializata in domeniu
3. Odata cu lansarea produsului nou pe piata si educarea potentialilor clienti, exista riscul ca furnizorii consacrati sa-si adapteze produsele si ofertele catre acest nou segment de piata.

 

Risc identificat Măsuri de atenuare
Forta de munca slab calificata in domeniu.

Avand in vedere informatiile prezentate in Strategia de dezvoltare durabila a Municipiului ____ in care se mentioneaza un numar relativ mic de agenti economici care functioneaza in domeniul tiparului, iar in Analiza SWOT – puncte slabe – se mentioneaza gradul scazut de calificare al fortei de munca, se poate trage concluzia ca este posibila intampinarea de dificultati in identificarea potentialilor angajati cu calificarea necesara realizarii operatiilor specifice

Organizarea periodica de cursuri de instruire
Start-up de business – absenta “rodajului”, a lucrului in echipa – nu s-au format “automatismele” benefice performantei muncii in echipa Organizarea activitatii pe baza de proceduri clare, detaliate si implementarea unui sistem de management bazat pe bucle feedback frecvente
Capacitatea limitata de productie – limita – performanta tehnica a imprimantei tipar digital (risc pe termen mediu si lung) Atunci cand cifra de afaceri se apropie de capacitatra maxima de productie a imprimantei este de asteptat sa se fi realizat potentialul financiar al companiei care sa permita o noua investitie.
Absenta unui istoric relevant de lucrari – punct important in aprecierea pe care potentialii clienti o fac cu privire la selectarea furnizorului de tiparituri utilizate in marketing Compensarea lipsei lucrarilor de referinta in istoricul firmei (ccea c ear fi trebuit sa genereze incredere in capacitatea companiei la nivelul potentialilor client) cu implementsarea unui Sistem de management al calitatii in conformitate cu un standard ISO – efectul certificarii fiind chiar cresterea increderii clientelei in capacitata organizatiei de a satisfice cerintele implicite si explicite.

Proiectarea si implementarea ISO – primul an de activitate; Certificarea ISO – in al doilea an de activitate.

Fluxul de productie proiectat cu bucle de feedback in imaginea alaturata:

Este firesc pentru un finantator sa caute sa diminueze riscul plasamentului sau prin diminuarea efectelor negative ale punctelor slabe si ale amenintarilor. In acelasi timp urmareste scopul tau antreprenorial -randamentul capitalului si al efortului investit, urmareste maximizarea profitului. Gandeste cum poti valorifica mai bine punctele tari si oportunitatile identificate in Analiza SWOT.

Utilizarea Analizei SWOT ca instrument managerial.

Pentru ca Analiza SWOT sa devina un instrument managerial eficace trebuie gandita ca o activitate recurenta.
Apoi poti gandi ca:

  • Pentru punctele tari si oportunitatile identificate planifici masuri si obiective care sa amplifice efectele pozitive
  • Pentru punctele slabe si amenintarile identificate planifici masuri si obiective care sa atenueze impactul negative ori, unde este posibil, care sa transforme amenintarile in oportunitati.

Cel mai bine este ca Analiza SWOT sa fie insotita de obiective SMART, de obiective:

  • Specifice – sa fie clar exprimate, sa nu aiba un caracter general,
  • Masurabile – stabileste tinte clare – cuantificate sau cu un indicator de progres,
  • Abordabile (accesibile) – sunt realiste avand in vedere resursele disponibile,
  • Relevante,
  • Termen de executie.

Mai ramane de stabilit un responsabil / raportor pentru fiecare obiectiv in parte si, important pentru eficienta alocarii resurselor (vezi exemplul de mai sus) sa specifici impactul financiar pentru fiecare obiectiv in parte.
Este practic sa incerci sa evaluezi financiar si potentialul negativ al punctelor slabe si al amenintarilor.

Share: